Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Vastaanottovirkailija
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme vastaanottovirkailijaa vastaamaan yrityksemme etulinjan asiakaspalvelusta ja vastaanoton päivittäisestä toiminnasta. Tässä tehtävässä toimit tärkeänä ensivaikutelman luojana asiakkaille, vierailijoille, yhteistyökumppaneille ja henkilöstölle. Vastaanottovirkailijana huolehdit siitä, että kaikki vastaanottoon saapuvat henkilöt kohdataan ystävällisesti, ammattimaisesti ja tehokkaasti. Tehtävä sopii henkilölle, joka viihtyy ihmisten parissa, osaa hallita useita samanaikaisia tehtäviä ja pystyy säilyttämään rauhallisen sekä palveluhenkisen otteen myös kiireisissä tilanteissa.
Työ sisältää monipuolisia asiakaspalvelu- ja toimistotehtäviä, kuten vierailijoiden vastaanottamista, puheluihin vastaamista, sähköpostien ohjaamista, kokoustilojen varausten koordinointia sekä yleisen toimistoympäristön järjestyksestä huolehtimista. Vastaanottovirkailija toimii usein tiedonkulun keskipisteenä eri osastojen välillä, joten tehtävässä korostuvat hyvät viestintätaidot, tarkkuus ja kyky priorisoida tehtäviä muuttuvissa tilanteissa. Lisäksi tehtävään voi kuulua postin käsittelyä, kulunvalvontaan liittyviä tehtäviä, toimistotarvikkeiden tilaamista sekä erilaisten hallinnollisten prosessien tukemista.
Menestyäksesi tässä roolissa sinun tulee olla oma-aloitteinen, järjestelmällinen ja helposti lähestyttävä. Arvostamme positiivista asennetta, huolellista työotetta ja aitoa halua auttaa muita. Vastaanottovirkailijan työssä pienilläkin yksityiskohdilla on merkitystä, sillä vastaanotto on usein ensimmäinen paikka, jonka asiakas tai vierailija kohtaa saapuessaan organisaatioon. Siksi odotamme sinulta kykyä ylläpitää korkeaa palvelutasoa ja edustaa organisaatiota ammattimaisesti kaikissa tilanteissa.
Tarjoamme sinulle mahdollisuuden työskennellä keskeisessä roolissa osana ammattitaitoista ja yhteistyöhenkistä työyhteisöä. Saat perehdytyksen tehtävään, tukea kollegoilta sekä mahdollisuuden kehittää osaamistasi asiakaspalvelun, hallinnon ja toimistotyön alueilla. Tämä tehtävä sopii erinomaisesti henkilölle, joka haluaa rakentaa uraa hallinnollisissa tehtävissä ja nauttii vaihtelevasta työpäivästä, jossa yhdistyvät ihmisläheisyys, organisointi ja käytännönläheinen ongelmanratkaisu. Jos olet palveluhenkinen, luotettava ja motivoitunut ammattilainen, joka haluaa olla tärkeä osa organisaation sujuvaa arkea, tämä tehtävä voi olla juuri sinua varten.
Vastuut
Text copied to clipboard!- Toivottaa asiakkaat, vierailijat ja yhteistyökumppanit tervetulleiksi ystävällisesti ja ammattimaisesti
- Vastata puheluihin ja ohjata ne oikeille henkilöille tai osastoille
- Hallinnoida vastaanoton sähköpostia ja välittää viestit eteenpäin
- Koordinoida kokoushuoneiden varauksia ja valmistella tiloja tarvittaessa
- Käsitellä saapuvaa ja lähtevää postia sekä lähetyksiä
- Ylläpitää vastaanottoalueen siisteyttä, järjestystä ja edustavuutta
- Avustaa hallinnollisissa tehtävissä, kuten asiakirjojen arkistoinnissa ja tietojen päivittämisessä
- Tilata toimistotarvikkeita ja seurata niiden riittävyyttä
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Aikaisempi kokemus vastaanotto-, asiakaspalvelu- tai toimistotehtävistä katsotaan eduksi
- Erinomaiset suulliset ja kirjalliset viestintätaidot suomeksi
- Hyvät tietotekniset taidot ja valmius käyttää toimisto-ohjelmistoja
- Ystävällinen, palveluhenkinen ja ammattimainen työote
- Kyky hallita useita tehtäviä samanaikaisesti ja priorisoida tehokkaasti
- Huolellisuus, täsmällisyys ja hyvä organisointikyky
- Kyky toimia rauhallisesti myös kiireen ja keskeytysten keskellä
- Perustason englannin kielen taito katsotaan eduksi
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Millainen aiempi kokemuksesi on vastaanotto- tai asiakaspalvelutehtävistä?
- Miten varmistat erinomaisen ensivaikutelman asiakkaalle tai vierailijalle?
- Kuinka toimit tilanteessa, jossa useita asiakkaita tarvitsee apuasi samanaikaisesti?
- Millaisia toimisto-ohjelmistoja ja järjestelmiä olet käyttänyt aiemmissa tehtävissäsi?
- Miten pidät työsi järjestelmällisenä kiireisessä ympäristössä?
- Miksi olet kiinnostunut juuri vastaanottovirkailijan tehtävästä?
